Dari Besar ke Kecil: Pembaruan Utama FoodSoul

Jumat, pukul enam sore. Administrator mengundurkan diri tepat di tengah shift—dan pergi sambil membanting pintu, namun tidak keluar dari sistem: sesi di CRM tetap terbuka, begitu pula akses ke pesanan, keuangan, dan pengaturan seluruh jaringan. Belum lama ini, dalam situasi seperti itu, satu-satunya cara adalah mengganti kata sandi secara manual dan berharap tidak ada yang mengingatnya lebih cepat dari Anda. Sekarang cukup masuk ke profilnya dan akhiri sesi hanya dengan satu klik.

Itu hanyalah satu episode dari banyak perubahan yang terjadi di CRM FoodSoul dalam beberapa bulan terakhir. CRM adalah sistem yang digunakan karyawan setiap hari: menerima dan memproses pesanan, mengatur promosi, mengelola pengguna. Perubahan yang akan dibahas di sini terjadi secara bertahap—bukan satu rilis besar, melainkan puluhan solusi yang bersama-sama secara nyata mengubah tampilan dan cara kerja sistem.

Di bawah ini—10 perubahan, mulai dari fitur besar seperti bagian baru untuk hak akses, hingga perbaikan kecil: kombinasi tombol untuk menyimpan formulir.

Bagian “Tim”

Dulu, pembagian akses di CRM hanya bergantung pada dua-tiga peran—pada dasarnya, “administrator” dan “karyawan”. Semua yang lain sepenuhnya tersedia atau sama sekali tidak tersedia. Sekarang, di bagian baru “Tim”, jumlah peran tidak terbatas.

Anda bisa memilih peran yang sudah ada dari daftar, atau membuat sendiri dari awal—untuk tugas spesifik seseorang. Misalnya, peran “manajer pengiriman”, yang memiliki akses ke pesanan dan kurir, tetapi tidak ke laporan keuangan dan pengaturan promosi. Atau sebaliknya—peran untuk akuntan, yang memiliki akses ke saldo dan pembayaran, tetapi tidak ke menu dan pesanan. Dulu, ketepatan seperti ini tidak mungkin dicapai: sistem memaksa untuk memberikan hak terlalu banyak atau terlalu sedikit.

Inti dari bagian ini lebih luas dari sekadar pengaturan baru. Pengelolaan pengguna, peran, dan hak akses yang sebelumnya tersebar di berbagai tempat dalam sistem, kini dikumpulkan di satu tempat. Hal ini sangat terasa ketika bisnis berkembang: merekrut kurir baru—dalam beberapa menit Anda bisa memberikan akses yang tepat sesuai kebutuhan pekerjaannya, tidak lebih. Karyawan pindah posisi atau keluar—akses diubah atau ditutup langsung, tidak dibiarkan “untuk berjaga-jaga” tetap menggantung di sistem. Untuk jaringan dengan beberapa outlet, ini bukan sekadar kosmetik, melainkan soal kontrol: semakin banyak orang bekerja di CRM, semakin penting untuk tahu persis siapa yang bisa melakukan apa di dalamnya.

Bagian ini cukup luas hingga layak dibahas dalam artikel terpisah—di sana kami akan membahas cara membuat peran kustom dan skenario pembagian akses yang paling sering ditemui.

Semakin banyak orang bekerja di CRM, semakin penting untuk tahu persis siapa yang bisa melakukan apa di dalamnya.

Profil Pribadi Karyawan

Setiap pengguna kini memiliki profil pribadi: bisa mengganti avatar, nomor telepon, email, dan kata sandi sendiri, melihat sesi aktif, dan mengakhiri salah satunya—tanpa harus menghubungi administrator untuk setiap hal kecil. Dulu, mengganti email memerlukan permintaan terpisah dan birokrasi tambahan—sekarang bisa dilakukan sendiri di profil, hanya dalam beberapa klik. Hak akses tetap sepenuhnya di tangan pemilik akun: karyawan hanya mengelola pengaturan pribadinya, bukan apa yang diizinkan untuk dilakukan di sistem.

Perangkat dan Sesi Aktif

Di profil karyawan kini terlihat dari perangkat dan alamat IP mana ia masuk ke sistem dan sesi mana yang sedang aktif. Jika karyawan keluar atau Anda melihat login mencurigakan—IP yang tidak dikenal, perangkat yang tidak biasa, waktu yang tidak tepat—sesi bisa diakhiri hanya dengan satu klik, tanpa menunggu orang tersebut keluar sendiri. Inilah skenario administrator di Jumat malam yang kami ceritakan di awal.

Biaya Layanan

Setiap pembayaran dengan kartu memotong persentase acquiring. Setiap SMS dengan kode atau status pesanan juga memerlukan biaya. Dulu, pengeluaran ini hanya larut dalam margin—diam-diam, pesanan demi pesanan, tanpa bisa dilihat atau dialihkan ke tempat lain. Kini di CRM ada biaya layanan—tambahan yang bisa diatur, memungkinkan biaya-biaya seperti ini dimasukkan ke harga pesanan, bukan ditanggung dari keuntungan sendiri.

Fleksibilitas adalah kuncinya. Biaya ini bisa mencakup persentase acquiring, biaya SMS notifikasi, persentase sesuai tarif yang berlaku—secara terpisah atau sekaligus, dalam kombinasi apa pun. Berapa banyak yang ingin ditambahkan, bisnis sendiri yang menentukan, dalam batas wajar. Ini bukan markup “untuk semua”, melainkan alat yang bisa disesuaikan dengan ekonomi nyata masing-masing: tarif sendiri, volume notifikasi sendiri, bank acquiring sendiri.

Formulir di Jendela Pop-up

Sebagian formulir pengeditan kini terbuka di atas layar saat ini, bukan di halaman terpisah. Setelah mengubah, tutup jendela—dan Anda tetap di tempat yang sama, tanpa memuat ulang halaman atau kehilangan konteks.

Isi Saldo di Jendela Pop-up

Dulu, pengisian saldo terbuka di halaman terpisah. Konteks memang tidak hilang—tapi langkahnya jadi terlalu banyak, dan sebagian pengguna bahkan kehilangan bagian ini dari pandangan: dengan banyaknya menu di samping, mudah saja lupa di mana letak pengisian saldo.

Sekarang masalah ini sudah diatasi di level antarmuka: ikon “+” selalu ada di header, di bagian mana pun CRM, dan menu pengisian saldo terbuka langsung di atas layar saat ini—tidak perlu mencari-cari lagi.

Promocode—Langsung dari Daftar Promo

Dulu, untuk mengaitkan kode promo ke promo, harus membuka bagian terpisah “Promocode”, membuatnya di sana, lalu kembali ke promo untuk menambahkannya. Dua bagian, dua tempat berbeda—untuk satu tugas logis.

Sekarang seluruh proses terjadi di satu tempat: buka promo—langsung di dalamnya, tanpa keluar, tambahkan kode promo.

Peringatan tentang Perubahan yang Belum Disimpan

Jika mencoba menutup jendela dengan perubahan yang belum disimpan, CRM akan memperingatkan—dan menunjukkan apa saja yang diubah, bukan hanya memberi tahu fakta tersebut.

Edit dan Salin Jadi Lebih Cepat

Kebanyakan entri kini bisa diedit dengan klik pada baris tabel. Token, kode, dan nilai serupa lainnya bisa disalin ke clipboard dengan satu klik, tanpa harus menyeleksi secara manual.

Dan Lain-lain

Gaya visual diperbarui—tabel, formulir, jendela pop-up, dan menu kini lebih seragam, dan menu samping lebih ringkas serta mudah dipahami. Sekaligus, desain email dari CRM juga diperbarui—notifikasi dan newsletter kini tampil serasi dengan antarmuka lainnya. Status pesanan juga kini berupa label berwarna, bukan teks—status setiap pesanan bisa langsung terbaca, bahkan saat ada puluhan pesanan dalam daftar. Semua ini hasil dari beberapa hal: kami bertanya langsung ke mitra tentang apa yang kurang nyaman, menganalisis data permintaan ke support—dan, sejujurnya, versi pertama antarmuka pun tidak memuaskan kami sendiri.

Sejujurnya, versi pertama antarmuka pun tidak memuaskan kami sendiri.

Sekaligus kami juga memperbaiki hal-hal yang lebih sederhana. Bahasa antarmuka dan tema tampilan kini diingat secara terpisah untuk setiap pengguna, bukan untuk seluruh akun—jadi beberapa orang bisa bekerja di satu CRM, dan masing-masing dengan tampilan yang biasa. Menyimpan formulir kini bisa dengan kombinasi Cmd+S atau Ctrl+S, dan mencari bagian di menu samping—dengan pencarian cepat, tanpa harus menggulir daftar dengan mata.

Terus Mengembangkan FoodSoul

Tidak semua pembaruan sama-sama terlihat. Ada yang menambah fitur baru, ada yang sekadar mengurangi jumlah langkah atau membuat proses yang biasa jadi lebih nyaman. Kami terus mengembangkan CRM FoodSoul—meningkatkan fungsionalitas yang ada dan secara bertahap membuat pekerjaan dengan sistem ini lebih cepat dan mudah dipahami bagi para mitra kami.

Hormat kami,

Tim FoodSoul