De lo grande a lo pequeño: las principales actualizaciones de FoodSoul

Viernes, seis de la tarde. El administrador renuncia justo durante el turno y se va dando un portazo, pero no sale del sistema: la sesión en el CRM permanece abierta, y con ella el acceso a los pedidos, las finanzas y la configuración de toda la red. Hasta hace poco, en una situación así solo quedaba cambiar las contraseñas manualmente y esperar que nadie lo recordara antes que tú. Hoy basta con entrar en su perfil y cerrar la sesión con un solo clic.

Este es solo un episodio de todo lo que ha cambiado en el CRM FoodSoul en los últimos meses. El CRM es el sistema con el que los empleados trabajan cada día: reciben y procesan pedidos, configuran promociones, gestionan usuarios. Los cambios de los que hablaremos se han ido acumulando poco a poco: no es una gran actualización, sino decenas de mejoras que, juntas, transforman notablemente el aspecto y el funcionamiento del sistema.

A continuación, 10 cambios, desde grandes funciones como la nueva sección de permisos de acceso, hasta pequeñas mejoras: atajos de teclado para guardar formularios.

Sección “Equipo”

Antes, la distribución de accesos en el CRM se basaba en dos o tres roles: básicamente, “administrador” y “empleado”. Todo lo demás estaba o completamente disponible, o totalmente restringido. Ahora, en la nueva sección “Equipo”, el número de roles no tiene límites.

Puedes elegir un rol predefinido de la lista, o crear uno propio desde cero, adaptado a la tarea específica de una persona concreta. Por ejemplo, el rol de “gerente de entregas”, que tiene acceso a pedidos y repartidores, pero no a los informes financieros ni a la configuración de promociones. O al contrario: un rol para el contable, que puede ver el balance y los pagos, pero no tiene acceso al menú ni a los pedidos. Antes, tal precisión era simplemente inalcanzable: el sistema obligaba a conceder demasiados permisos o muy pocos.

La esencia de la sección va más allá de una simple nueva configuración. La gestión de usuarios, roles y permisos de acceso, que antes estaba dispersa por diferentes partes del sistema, ahora se ha reunido en un solo lugar. Esto se nota especialmente cuando el negocio crece: contratas a un nuevo repartidor y en un par de minutos le das exactamente el acceso que necesita para su trabajo, ni más ni menos. Si un empleado cambia de puesto o se va, el acceso se modifica o se cierra de inmediato, y no queda “por si acaso” colgado en el sistema. Para una red con varios locales, esto no es solo una cuestión estética, sino de control: cuanto más personal trabaja en el CRM, más importante es saber con precisión quién puede hacer qué en él.

La sección es lo suficientemente amplia como para dedicarle un artículo aparte: allí veremos cómo crear roles personalizados y qué escenarios de distribución de accesos son los más habituales.

Cuantas más personas trabajan en el CRM, más importante es saber con precisión quién puede hacer qué en él.

Perfil personal del empleado

Cada usuario ahora tiene un perfil personal: puede cambiar su avatar, número de teléfono, correo electrónico y contraseña, ver sus sesiones activas y cerrar cualquiera de ellas, sin tener que recurrir al administrador para cada detalle. Antes, cambiar el correo requería una solicitud aparte y burocracia innecesaria; ahora se hace de forma autónoma, en el propio perfil, en un par de clics. Los permisos de acceso siguen estando completamente en manos del propietario de la cuenta: el empleado solo gestiona su configuración personal, no lo que puede o no hacer en el sistema.

Dispositivos y sesiones activas

En el perfil del empleado ahora se puede ver desde qué dispositivos y direcciones IP accede al sistema y qué sesiones están activas en ese momento. Si un empleado se va o detectas un acceso sospechoso —una IP desconocida, un dispositivo extraño, una hora inusual— puedes cerrar la sesión con un solo clic, sin esperar a que la persona salga del sistema por sí misma. Este es precisamente el escenario del administrador un viernes por la tarde que mencionábamos al principio.

Recargo por servicio

Cada pago con tarjeta implica un porcentaje de comisión. Cada SMS con un código o el estado de un pedido también cuesta dinero. Antes, estos gastos simplemente se diluían en el margen de beneficio, silenciosamente, pedido tras pedido, sin posibilidad de verlos o trasladarlos a otro lado. Ahora, en el CRM ha aparecido el recargo por servicio: un suplemento configurable que permite incluir estos costes en el precio del pedido, en lugar de cubrirlos con tu propio beneficio.

La flexibilidad aquí es clave. El recargo puede incluir el porcentaje de comisión, el coste de los SMS, el porcentaje según la tarifa vigente, por separado o todo junto, en cualquier combinación. El propio negocio decide cuánto añadir, dentro de límites razonables. No es un recargo único “para todos”, sino una herramienta que cada uno ajusta según su economía real: su tarifa, su volumen de notificaciones, su banco adquirente.

Formularios en ventanas emergentes

Algunos formularios de edición ahora se abren sobre la pantalla actual, y no en una página aparte. Haces un cambio, cierras la ventana y sigues donde estabas, sin recargar la página ni perder el contexto.

Recargar saldo en ventana emergente

Antes, recargar el saldo se hacía en una página aparte. No se perdía el contexto, pero se acumulaban pasos innecesarios y algunos usuarios incluso perdían de vista la sección: con tantos apartados en el menú lateral, no era fácil recordar dónde estaba la recarga.

Ahora este problema se ha resuelto a nivel de interfaz: el icono “+” está siempre visible en la cabecera, en cualquier sección del CRM, y el menú de recarga se abre directamente sobre la pantalla actual, sin necesidad de buscar nada.

Promocodes — desde la lista de promociones

Antes, para vincular un promocode a una promoción, había que abrir la sección aparte de “Promocodes”, crearlo allí y volver a la promoción para adjuntarlo. Dos secciones, dos lugares distintos para una sola tarea lógica.

Ahora todo el proceso ocurre en un solo lugar: abres la promoción y, sin salir de ella, añades el promocode.

Advertencia sobre cambios no guardados

Si intentas cerrar una ventana con cambios no guardados, el CRM te avisará y mostrará exactamente qué se ha modificado, no solo el hecho en sí.

Editar y copiar ahora es más rápido

La mayoría de los registros ahora se abren para editarse con un clic en la fila de la tabla. Los tokens, códigos y otros valores similares se copian al portapapeles con un solo clic, sin tener que seleccionarlos manualmente.

Y más detalles

Hemos actualizado el estilo visual: tablas, formularios, ventanas emergentes y menús son ahora más uniformes, y el menú lateral es más compacto y claro. También hemos renovado el diseño de los correos del CRM: las notificaciones y newsletters ahora tienen un estilo unificado con el resto de la interfaz. Los estados de los pedidos también se muestran como etiquetas de colores en lugar de texto: el estado de cada uno se percibe casi al instante, incluso cuando hay decenas de pedidos en la lista. Esto es fruto de varias cosas: preguntamos a los socios qué les resultaba incómodo, analizamos las consultas al soporte y, siendo sinceros, la primera versión de la interfaz tampoco nos convencía a nosotros mismos.

Siendo sinceros, la primera versión de la interfaz tampoco nos convencía a nosotros mismos.

De paso, también mejoramos lo más sencillo. El idioma de la interfaz y el tema de diseño ahora se guardan por usuario, no por cuenta, así varias personas pueden trabajar en un mismo CRM y cada una en el formato que le resulte más cómodo. Ahora puedes guardar un formulario con Cmd+S o Ctrl+S, y encontrar la sección que necesitas en el menú lateral mediante búsqueda rápida, sin tener que recorrer la lista con la vista.

Seguimos desarrollando FoodSoul

No todas las actualizaciones son igual de visibles. Algunas añaden nuevas funciones, otras simplemente reducen el número de pasos o hacen los procesos habituales más cómodos. Seguimos desarrollando el CRM FoodSoul: mejorando las funciones existentes y haciendo que trabajar con el sistema sea cada vez más rápido y claro para nuestros socios.

Atentamente,

El equipo de FoodSoul