Από το μεγάλο στο μικρό: οι κύριες ενημερώσεις του FoodSoul

Παρασκευή, έξι το απόγευμα. Ο διαχειριστής παραιτείται ακριβώς κατά τη διάρκεια της βάρδιας — και φεύγει, χτυπώντας την πόρτα, αλλά δεν αποσυνδέεται από το σύστημα: η συνεδρία στο CRM παραμένει ανοιχτή, και μαζί της η πρόσβαση στις παραγγελίες, τα οικονομικά και τις ρυθμίσεις ολόκληρου του δικτύου. Μέχρι πρόσφατα, σε μια τέτοια κατάσταση, το μόνο που μπορούσες να κάνεις ήταν να αλλάξεις χειροκίνητα τους κωδικούς πρόσβασης και να ελπίζεις ότι κανείς δεν θα το θυμηθεί πριν από εσένα. Σήμερα αρκεί να μπεις στο προφίλ του και να τερματίσεις τη συνεδρία με ένα μόνο κλικ.

Αυτό είναι μόνο ένα επεισόδιο από όσα έχουν αλλάξει στο CRM FoodSoul τους τελευταίους μήνες. Το CRM είναι το σύστημα με το οποίο οι εργαζόμενοι δουλεύουν καθημερινά: δέχονται και επεξεργάζονται παραγγελίες, ρυθμίζουν προσφορές, διαχειρίζονται χρήστες. Οι αλλαγές για τις οποίες θα μιλήσουμε συσσωρεύτηκαν σταδιακά — δεν πρόκειται για μία μεγάλη έκδοση, αλλά για δεκάδες αποφάσεις που μαζί αλλάζουν αισθητά την εμφάνιση και τη λειτουργία του συστήματος.

Παρακάτω — 10 αλλαγές, από μεγάλες λειτουργίες, όπως η νέα ενότητα με τα δικαιώματα πρόσβασης, μέχρι μικρές βελτιώσεις: συντομεύσεις πληκτρολογίου για αποθήκευση φόρμας.

Ενότητα “Ομάδα”

Παλαιότερα, η κατανομή πρόσβασης στο CRM βασιζόταν σε δύο-τρεις ρόλους — ουσιαστικά, “διαχειριστής” και “εργαζόμενος”. Όλα τα υπόλοιπα ήταν είτε πλήρως διαθέσιμα, είτε καθόλου. Τώρα, στη νέα ενότητα “Ομάδα”, ο αριθμός των ρόλων δεν περιορίζεται από τίποτα.

Μπορείς να επιλέξεις έναν έτοιμο ρόλο από τη λίστα ή να δημιουργήσεις έναν δικό σου από το μηδέν — για μια συγκεκριμένη εργασία ενός συγκεκριμένου ατόμου. Για παράδειγμα, ρόλος “υπεύθυνος διανομής”, που έχει πρόσβαση στις παραγγελίες και τους διανομείς, αλλά όχι στις οικονομικές αναφορές και τις ρυθμίσεις προσφορών. Ή το αντίστροφο — ρόλος για λογιστή, που έχει πρόσβαση στο υπόλοιπο και τις πληρωμές, αλλά όχι στο μενού και τις παραγγελίες. Παλαιότερα, τέτοια ακρίβεια ήταν απλώς αδύνατη: το σύστημα σε ανάγκαζε να δώσεις είτε πάρα πολλά δικαιώματα, είτε πολύ λίγα.

Η ουσία της ενότητας είναι ευρύτερη από μια απλή νέα ρύθμιση. Η διαχείριση χρηστών, ρόλων και δικαιωμάτων πρόσβασης, που παλαιότερα ήταν διασκορπισμένη σε διάφορα σημεία του συστήματος, τώρα συγκεντρώνεται σε ένα μέρος. Αυτό γίνεται ιδιαίτερα αισθητό όταν η επιχείρηση μεγαλώνει: προσλάβατε νέο διανομέα — μέσα σε λίγα λεπτά του δώσατε ακριβώς την πρόσβαση που χρειάζεται για τη δουλειά του, και τίποτα παραπάνω. Ο εργαζόμενος άλλαξε θέση ή παραιτήθηκε — η πρόσβαση αλλάζει ή κλείνει αμέσως, και δεν μένει “για κάθε ενδεχόμενο” να αιωρείται στο σύστημα. Για ένα δίκτυο με πολλά σημεία, αυτό δεν είναι απλώς αισθητική, αλλά θέμα ελέγχου: όσο περισσότεροι άνθρωποι δουλεύουν στο CRM, τόσο πιο σημαντικό είναι να ξέρεις ακριβώς ποιος και τι μπορεί να κάνει σε αυτό.

Η ενότητα είναι αρκετά εκτενής ώστε να της αφιερώσουμε ξεχωριστό άρθρο — εκεί θα αναλύσουμε πώς να δημιουργείτε προσαρμοσμένους ρόλους και ποια σενάρια κατανομής πρόσβασης συναντώνται συχνότερα.

Όσο περισσότεροι άνθρωποι δουλεύουν στο CRM, τόσο πιο σημαντικό είναι να ξέρεις ακριβώς ποιος και τι μπορεί να κάνει σε αυτό.

Προσωπικό προφίλ εργαζομένου

Κάθε χρήστης απέκτησε προσωπικό προφίλ: μπορεί να αλλάξει μόνος του το avatar, τον αριθμό τηλεφώνου, το email και τον κωδικό πρόσβασης, να δει τις ενεργές συνεδρίες του και να τερματίσει οποιαδήποτε από αυτές — χωρίς να χρειάζεται να απευθυνθεί στον διαχειριστή για κάθε μικροπράγμα. Η αλλαγή email παλαιότερα απαιτούσε ξεχωριστό αίτημα και περιττή γραφειοκρατία — τώρα γίνεται αυτόνομα, στο προσωπικό προφίλ, με λίγα κλικ. Τα δικαιώματα πρόσβασης παραμένουν πάντοτε στα χέρια του κατόχου του λογαριασμού: ο εργαζόμενος διαχειρίζεται μόνο τις προσωπικές του ρυθμίσεις, όχι το τι του επιτρέπεται να κάνει στο σύστημα.

Ενεργές συσκευές και συνεδρίες

Στο προφίλ του εργαζομένου φαίνεται πλέον από ποιες συσκευές και IP διευθύνσεις συνδέεται στο σύστημα και ποιες συνεδρίες είναι ενεργές αυτή τη στιγμή. Αν ο εργαζόμενος παραιτήθηκε ή παρατηρήσετε ύποπτη είσοδο — λάθος IP, λάθος συσκευή, λάθος ώρα — η συνεδρία μπορεί να τερματιστεί με ένα κλικ, χωρίς να περιμένετε να αποσυνδεθεί ο ίδιος. Αυτό είναι ακριβώς το σενάριο με τον διαχειριστή το βράδυ της Παρασκευής, για το οποίο μιλήσαμε στην αρχή.

Τέλος υπηρεσίας

Κάθε πληρωμή με κάρτα έχει προμήθεια acquiring. Κάθε SMS με κωδικό ή κατάσταση παραγγελίας επίσης κοστίζει χρήματα. Παλαιότερα αυτά τα έξοδα απλώς χάνονταν στο περιθώριο κέρδους — αθόρυβα, παραγγελία με παραγγελία, χωρίς δυνατότητα να τα δείτε ή να τα μετακυλήσετε αλλού. Τώρα στο CRM εμφανίστηκε τέλος υπηρεσίας — μια ρυθμιζόμενη επιβάρυνση που επιτρέπει να ενσωματώσετε τέτοια κόστη στην τιμή της παραγγελίας, αντί να τα καλύπτετε από το δικό σας κέρδος.

Η ευελιξία εδώ είναι το κλειδί. Στο τέλος μπορείτε να συμπεριλάβετε το ποσοστό acquiring, το κόστος των SMS ειδοποιήσεων, το ποσοστό του τρέχοντος τιμολογίου — ξεχωριστά ή όλα μαζί, σε οποιονδήποτε συνδυασμό. Το πόσο θα προσθέσετε επιπλέον το αποφασίζει η ίδια η επιχείρηση, μέσα σε λογικά όρια. Δεν είναι ενιαία επιβάρυνση “για όλους”, αλλά εργαλείο που ο καθένας προσαρμόζει στη δική του πραγματική οικονομία: το δικό του τιμολόγιο, τον δικό του όγκο ειδοποιήσεων, τη δική του τράπεζα-acquirer.

Φόρμες σε αναδυόμενα παράθυρα

Μέρος των φορμών επεξεργασίας πλέον ανοίγει πάνω από την τρέχουσα οθόνη, και όχι σε ξεχωριστή σελίδα. Κάνατε μια αλλαγή, κλείσατε το παράθυρο — και βρίσκεστε ακριβώς εκεί που ήσασταν, χωρίς ανανέωση της σελίδας και απώλεια του πλαισίου.

Ανανέωση υπολοίπου σε αναδυόμενο παράθυρο

Παλαιότερα, η ανανέωση υπολοίπου άνοιγε σε ξεχωριστή σελίδα. Το πλαίσιο δεν χανόταν — αλλά προστίθενταν πολλά περιττά βήματα, και κάποιοι χρήστες έχαναν εντελώς την ενότητα: με τόσα πολλά σημεία στο πλευρικό μενού, δεν είναι δύσκολο να ξεχάσεις πού ακριβώς βρίσκεται η ανανέωση.

Τώρα αυτό το πρόβλημα λύθηκε σε επίπεδο διεπαφής: το εικονίδιο “+” βρίσκεται πάντα στην κορυφή, σε κάθε ενότητα του CRM, και το μενού ανανέωσης ανοίγει ακριβώς πάνω από την τρέχουσα οθόνη — δεν χρειάζεται να ψάξετε τίποτα.

Προωθητικοί κωδικοί — από τη λίστα προσφορών

Παλαιότερα, για να συνδέσετε έναν προωθητικό κωδικό με μια προσφορά, έπρεπε να ανοίξετε ξεχωριστή ενότητα “Προωθητικοί κωδικοί”, να τον δημιουργήσετε εκεί και να επιστρέψετε στην προσφορά για να τον επισυνάψετε. Δύο ενότητες, δύο διαφορετικά σημεία — για μία λογική εργασία.

Τώρα όλη η διαδικασία γίνεται σε ένα μέρος: ανοίγετε την προσφορά — και αμέσως, χωρίς να βγείτε από αυτήν, προσθέτετε τον προωθητικό κωδικό.

Προειδοποίηση για μη αποθηκευμένες αλλαγές

Αν προσπαθήσετε να κλείσετε το παράθυρο με μη αποθηκευμένες αλλαγές, το CRM θα σας προειδοποιήσει — και θα δείξει τι ακριβώς άλλαξε, όχι απλώς το γεγονός.

Η επεξεργασία και η αντιγραφή έγιναν ταχύτερες

Οι περισσότερες εγγραφές πλέον ανοίγουν για επεξεργασία με ένα κλικ στη γραμμή του πίνακα. Τα tokens, οι κωδικοί και άλλες παρόμοιες τιμές αντιγράφονται στο πρόχειρο με ένα κλικ, χωρίς χειροκίνητη επιλογή.

Και μερικές ακόμη λεπτομέρειες

Ανανεώσαμε το οπτικό στυλ — οι πίνακες, οι φόρμες, τα αναδυόμενα παράθυρα και τα μενού έγιναν πιο ομοιόμορφα, ενώ το πλευρικό μενού πιο συμπαγές και κατανοητό. Παράλληλα, ανανεώσαμε και τον σχεδιασμό των email από το CRM — οι ειδοποιήσεις και τα ενημερωτικά δελτία πλέον έχουν ενιαίο στυλ με το υπόλοιπο περιβάλλον. Οι καταστάσεις των παραγγελιών έγιναν επίσης έγχρωμες ετικέτες αντί για κείμενο — η κατάσταση κάθε παραγγελίας διαβάζεται σχεδόν ακαριαία, ακόμη και όταν υπάρχουν δεκάδες παραγγελίες ταυτόχρονα στη λίστα. Σε αυτό συνέβαλαν αρκετά πράγματα: ρωτήσαμε στοχευμένα τους συνεργάτες τι τους δυσκολεύει, αναλύσαμε τα αιτήματα στην υποστήριξη — και, για να είμαστε ειλικρινείς, ούτε εμάς μας ικανοποιούσε η πρώτη έκδοση του περιβάλλοντος.

Για να είμαστε ειλικρινείς, ούτε εμάς μας ικανοποιούσε η πρώτη έκδοση του περιβάλλοντος.

Παράλληλα βελτιώσαμε και τα πιο απλά. Η γλώσσα του περιβάλλοντος και το θέμα εμφάνισης αποθηκεύονται πλέον ξεχωριστά για κάθε χρήστη, και όχι για ολόκληρο τον λογαριασμό — έτσι, πολλοί μπορούν να δουλεύουν στο ίδιο CRM, και ο καθένας στη μορφή που του είναι οικεία. Η αποθήκευση της φόρμας γίνεται πλέον με τον συνδυασμό Cmd+S ή Ctrl+S, και η εύρεση της ενότητας στο πλευρικό μενού — μέσω γρήγορης αναζήτησης, χωρίς να χρειάζεται να ψάχνετε με τα μάτια.

Συνεχίζουμε να αναπτύσσουμε το FoodSoul

Δεν είναι όλες οι ενημερώσεις εξίσου ορατές. Κάποιες προσθέτουν νέες δυνατότητες, άλλες απλώς μειώνουν τα βήματα ή κάνουν τις συνήθεις διαδικασίες πιο βολικές. Συνεχίζουμε να αναπτύσσουμε το CRM FoodSoul — να βελτιώνουμε τις υπάρχουσες λειτουργίες και να κάνουμε σταδιακά τη δουλειά με το σύστημα πιο γρήγορη και κατανοητή για τους συνεργάτες μας.

Με εκτίμηση,

Η ομάδα του FoodSoul