Von groß zu klein: die wichtigsten Updates von FoodSoul

Freitag, sechs Uhr abends. Der Administrator kündigt mitten in der Schicht – verlässt das Lokal mit einem Knall, bleibt aber im System eingeloggt: Die Sitzung im CRM bleibt offen, und damit auch der Zugang zu Bestellungen, Finanzen und den Einstellungen des gesamten Netzwerks. Noch vor Kurzem blieb in so einer Situation nur, die Passwörter manuell zu ändern und zu hoffen, dass niemand schneller daran denkt als Sie. Heute reicht ein Klick im Profil, um die Sitzung sofort zu beenden.

Dies ist nur eine Episode von vielen, die sich in den letzten Monaten im CRM von FoodSoul verändert haben. Das CRM ist das System, mit dem die Mitarbeiter täglich arbeiten: Sie nehmen Bestellungen entgegen, bearbeiten sie, richten Aktionen ein und verwalten Benutzer. Die Veränderungen, um die es hier geht, haben sich nach und nach angesammelt – es handelt sich nicht um ein großes Release, sondern um Dutzende von Verbesserungen, die zusammen das Erscheinungsbild und die Funktionsweise des Systems spürbar verändern.

Im Folgenden finden Sie 10 Neuerungen – von großen Features wie dem neuen Bereich für Zugriffsrechte bis hin zu kleinen Verbesserungen wie Tastenkombinationen zum Speichern von Formularen.

Bereich „Team“

Bisher basierte die Zugriffsverteilung im CRM auf zwei oder drei Rollen – im Wesentlichen „Administrator“ und „Mitarbeiter“. Alles andere war entweder komplett zugänglich oder gar nicht. Jetzt gibt es im neuen Bereich „Team“ keine Begrenzung mehr für die Anzahl der Rollen.

Sie können eine vordefinierte Rolle aus der Liste wählen oder eine eigene Rolle von Grund auf erstellen – zugeschnitten auf die konkrete Aufgabe einer bestimmten Person. Zum Beispiel die Rolle „Liefermanager“, der Zugriff auf Bestellungen und Kuriere hat, aber keinen Zugang zu Finanzberichten und Aktions-Einstellungen. Oder umgekehrt – eine Rolle für den Buchhalter, der Zugriff auf Saldo und Zahlungen hat, aber nicht auf das Menü und die Bestellungen. Früher war eine solche Präzision schlichtweg nicht möglich: Das System zwang dazu, entweder zu viele oder zu wenige Rechte zu vergeben.

Der Sinn des Bereichs geht über eine neue Einstellung hinaus. Die Verwaltung von Benutzern, Rollen und Zugriffsrechten, die früher über verschiedene Stellen im System verteilt war, ist jetzt an einem Ort gebündelt. Das macht sich besonders bemerkbar, wenn das Unternehmen wächst: Ein neuer Kurier wird eingestellt – in wenigen Minuten erhält er genau den Zugang, den er für seine Arbeit braucht, und keinen Deut mehr. Wechselt ein Mitarbeiter die Position oder verlässt das Unternehmen, wird der Zugang sofort geändert oder geschlossen, anstatt „für alle Fälle“ im System zu verbleiben. Für ein Netzwerk mit mehreren Standorten ist das keine Kosmetik, sondern eine Frage der Kontrolle: Je mehr Menschen im CRM arbeiten, desto wichtiger ist es, genau zu wissen, wer was tun kann.

Der Bereich ist so umfangreich geworden, dass wir ihm einen eigenen Artikel widmen werden – dort erklären wir, wie man individuelle Rollen erstellt und welche Szenarien der Zugriffsverteilung am häufigsten vorkommen.

Je mehr Menschen im CRM arbeiten, desto wichtiger ist es, genau zu wissen, wer was tun kann.

Persönliches Mitarbeiterprofil

Jeder Benutzer hat jetzt ein eigenes Profil: Man kann selbst das Avatarbild, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse und das Passwort ändern, die aktiven Sitzungen einsehen und jede davon beenden – ohne für jede Kleinigkeit den Administrator zu bemühen. Früher erforderte der Wechsel der E-Mail-Adresse einen separaten Antrag und unnötige Bürokratie – jetzt geht das eigenständig im eigenen Profil mit nur wenigen Klicks. Die Zugriffsrechte bleiben dabei weiterhin vollständig in den Händen des Kontoinhabers: Der Mitarbeiter verwaltet nur seine persönlichen Einstellungen, nicht das, was er im System tun darf.

Aktive Geräte und Sitzungen

Im Mitarbeiterprofil ist jetzt sichtbar, von welchen Geräten und IP-Adressen aus er sich ins System einloggt und welche Sitzungen aktuell aktiv sind. Wenn ein Mitarbeiter gekündigt hat oder Sie einen verdächtigen Login bemerken – falsche IP, falsches Gerät, falsche Zeit – kann die Sitzung mit einem Klick beendet werden, ohne darauf zu warten, dass die Person sich selbst abmeldet. Genau das ist das Szenario mit dem Administrator am Freitagabend, von dem wir eingangs berichtet haben.

Servicegebühr

Jede Kartenzahlung kostet eine Acquiring-Gebühr. Jede SMS mit einem Code oder Bestellstatus kostet ebenfalls Geld. Früher verschwanden diese Kosten einfach in der Marge – leise, Bestellung für Bestellung, ohne Möglichkeit, sie zu sehen oder weiterzugeben. Jetzt gibt es im CRM eine Servicegebühr – einen konfigurierbaren Aufschlag, mit dem solche Ausgaben in den Bestellpreis eingerechnet werden können, anstatt sie aus dem eigenen Gewinn zu decken.

Flexibilität ist hier der Schlüssel. In die Gebühr können die Acquiring-Prozente, die Kosten für SMS-Benachrichtigungen, der Prozentsatz des aktuellen Tarifs – einzeln oder alles zusammen, in beliebiger Kombination – einbezogen werden. Wie viel aufgeschlagen wird, entscheidet das Unternehmen selbst, im vernünftigen Rahmen. Es handelt sich nicht um einen einheitlichen Aufschlag „für alle“, sondern um ein Werkzeug, das jeder an seine eigene Wirtschaftlichkeit anpasst: seinen Tarif, sein Benachrichtigungsvolumen, seine Bank.

Formulare in Pop-up-Fenstern

Ein Teil der Bearbeitungsformulare öffnet sich jetzt über dem aktuellen Bildschirm und nicht mehr auf einer separaten Seite. Änderung vorgenommen, Fenster geschlossen – und Sie sind wieder genau dort, wo Sie waren, ohne die Seite neu zu laden oder den Kontext zu verlieren.

Saldo-Aufladung im Pop-up-Fenster

Früher öffnete sich die Saldo-Aufladung auf einer separaten Seite. Der Kontext ging dabei zwar nicht verloren, aber es kamen viele unnötige Schritte hinzu, und manche Nutzer verloren den Bereich ganz aus den Augen: Bei so vielen Punkten im Seitenmenü ist es nicht schwer, die Aufladung nicht sofort zu finden.

Jetzt ist dieses Problem auf Interface-Ebene gelöst: Das „+“-Symbol ist immer in der Kopfzeile sichtbar, in jedem Bereich des CRM, und das Auflade-Menü öffnet sich direkt über dem aktuellen Bildschirm – es muss nichts gesucht werden.

Aktionscodes direkt aus der Aktionsliste

Früher musste man, um einen Promocode an eine Aktion zu binden, einen separaten Bereich „Promocodes“ öffnen, ihn dort erstellen und dann zur Aktion zurückkehren, um ihn anzuhängen. Zwei Bereiche, zwei verschiedene Orte – für eine einzige logische Aufgabe.

Jetzt läuft der gesamte Prozess an einem Ort ab: Aktion geöffnet – und direkt dort, ohne sie zu verlassen, den Promocode hinzugefügt.

Warnung bei nicht gespeicherten Änderungen

Wenn Sie versuchen, ein Fenster mit nicht gespeicherten Änderungen zu schließen, warnt das CRM davor – und zeigt genau an, was geändert wurde, anstatt nur auf den Umstand hinzuweisen.

Schnelleres Bearbeiten und Kopieren

Die meisten Einträge lassen sich jetzt durch einen Klick auf die Tabellenzeile bearbeiten. Tokens, Codes und ähnliche Werte werden mit einem Klick in die Zwischenablage kopiert, ohne sie manuell markieren zu müssen.

Und noch Kleinigkeiten

Wir haben den visuellen Stil überarbeitet – Tabellen, Formulare, Pop-up-Fenster und Menüs sind jetzt einheitlicher, und das Seitenmenü ist kompakter und übersichtlicher. Gleichzeitig wurde auch das Design der CRM-Mails aktualisiert – Benachrichtigungen und Newsletter sind jetzt im gleichen Stil wie der Rest der Oberfläche gestaltet. Auch die Bestellstatus werden jetzt als farbige Markierungen statt als Text angezeigt – der Status jeder Bestellung ist so auf einen Blick erkennbar, selbst wenn Dutzende Bestellungen gleichzeitig in der Liste stehen. Dazu haben mehrere Dinge beigetragen: Wir haben gezielt Partner gefragt, was unpraktisch ist, die Support-Analytik ausgewertet – und, ehrlich gesagt, die erste Version des Interfaces hat auch uns selbst nicht überzeugt.

Um ehrlich zu sein, die erste Version des Interfaces hat auch uns selbst nicht überzeugt.

Gleichzeitig haben wir auch kleinere Dinge verbessert. Die Interface-Sprache und das Design-Thema werden jetzt für jeden Benutzer separat gespeichert, nicht mehr für das gesamte Konto – so können mehrere Personen im selben CRM arbeiten, jeder in der gewohnten Ansicht. Formulare lassen sich jetzt mit Cmd+S oder Ctrl+S speichern, und den gewünschten Bereich im Seitenmenü findet man über die Schnellsuche, ohne die Liste durchzublättern.

Wir entwickeln FoodSoul weiter

Nicht alle Updates sind gleichermaßen sichtbar. Manche bringen neue Möglichkeiten, andere reduzieren einfach die Anzahl der Schritte oder machen gewohnte Prozesse komfortabler. Wir entwickeln das CRM FoodSoul kontinuierlich weiter – verbessern bestehende Funktionen und machen die Arbeit mit dem System für unsere Partner Schritt für Schritt schneller und verständlicher.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr FoodSoul-Team