Od dużego do małego: najważniejsze aktualizacje FoodSoul

Piątek, godzina osiemnasta. Administrator składa wypowiedzenie w trakcie zmiany — wychodzi, trzaskając drzwiami, ale nie wylogowuje się z systemu: sesja w CRM pozostaje otwarta, a wraz z nią dostęp do zamówień, finansów i ustawień całej sieci. Jeszcze niedawno w takiej sytuacji pozostawało tylko ręcznie zmieniać hasła i mieć nadzieję, że nikt nie przypomni sobie o tym wcześniej niż Ty. Dziś wystarczy wejść w jego profil i zakończyć sesję jednym kliknięciem.

To tylko jeden z epizodów pokazujących, jak zmienił się CRM FoodSoul w ostatnich miesiącach. CRM to system, z którym pracownicy mają do czynienia każdego dnia: przyjmują i obsługują zamówienia, konfigurują promocje, zarządzają użytkownikami. Zmiany, o których mowa, gromadziły się stopniowo — to nie jeden duży release, lecz dziesiątki decyzji, które razem wyraźnie zmieniają wygląd i działanie systemu.

Poniżej — 10 zmian, od dużych funkcji, takich jak nowa sekcja z uprawnieniami dostępu, po drobne udogodnienia: skróty klawiszowe do zapisywania formularzy.

Sekcja „Zespół”

Wcześniej podział dostępu w CRM opierał się na dwóch-trzech rolach — w zasadzie „administrator” i „pracownik”. Wszystko inne było albo dostępne w całości, albo wcale. Teraz w nowej sekcji „Zespół” liczba ról nie jest niczym ograniczona.

Można wybrać gotową rolę z listy lub stworzyć własną od podstaw — pod konkretne zadanie konkretnej osoby. Na przykład rola „menedżer dostaw”, który ma dostęp do zamówień i kurierów, ale nie widzi raportów finansowych i ustawień promocji. Albo odwrotnie — rola dla księgowego, który ma dostęp do salda i płatności, ale nie do menu i zamówień. Wcześniej taka precyzja była po prostu nieosiągalna: system zmuszał do przyznawania albo zbyt wielu, albo zbyt mało uprawnień.

Sens tej sekcji jest szerszy niż tylko nowa konfiguracja. Zarządzanie użytkownikami, rolami i uprawnieniami, które wcześniej było rozproszone po różnych miejscach systemu, teraz zebrano w jednym miejscu. To szczególnie odczuwalne, gdy firma się rozwija: zatrudniasz nowego kuriera — w kilka minut przyznajesz mu dokładnie taki dostęp, jaki jest potrzebny do jego pracy, i ani grama więcej. Pracownik zmienia stanowisko lub odchodzi — dostęp zmienia się lub zamyka natychmiast, a nie „na wszelki wypadek” pozostaje w systemie. Dla sieci z wieloma lokalizacjami to nie kosmetyka, lecz kwestia kontroli: im więcej osób pracuje w CRM, tym ważniejsze jest dokładne określenie, kto i co może w nim zrobić.

Sekcja jest na tyle obszerna, że poświęcimy jej osobny artykuł — tam omówimy, jak tworzyć role niestandardowe i jakie scenariusze podziału dostępu pojawiają się najczęściej.

Im więcej osób pracuje w CRM, tym ważniejsze jest dokładnie wiedzieć, kto i co może w nim zrobić.

Profil osobisty pracownika

Każdy użytkownik zyskał własny profil: można samodzielnie zmienić awatar, numer telefonu, adres e-mail i hasło, zobaczyć swoje aktywne sesje i zakończyć dowolną z nich — bez konieczności kontaktowania się z administratorem w każdej drobnej sprawie. Zmiana adresu e-mail wcześniej wymagała osobnego zgłoszenia i zbędnej biurokracji — teraz można to zrobić samodzielnie, w swoim profilu, w kilka kliknięć. Uprawnienia dostępu pozostają w pełni w rękach właściciela konta: pracownik zarządza tylko swoimi ustawieniami osobistymi, a nie tym, co wolno mu robić w systemie.

Aktywne urządzenia i sesje

W profilu pracownika widać teraz, z jakich urządzeń i adresów IP loguje się do systemu i które sesje są aktywne w danym momencie. Jeśli pracownik odszedł lub zauważysz podejrzane logowanie — nie ten IP, nie to urządzenie, nie ta pora — sesję można zakończyć jednym kliknięciem, nie czekając, aż osoba sama się wyloguje. To właśnie ten scenariusz z administratorem w piątek wieczorem, o którym wspominaliśmy na początku.

Opłata serwisowa

Każda płatność kartą pochłania procent prowizji. Każdy SMS z kodem lub statusem zamówienia też kosztuje. Wcześniej te wydatki po prostu znikały w marży — po cichu, zamówienie po zamówieniu, bez możliwości ich zobaczenia lub przeniesienia gdzie indziej. Teraz w CRM pojawiła się opłata serwisowa — konfigurowalna nadwyżka, która pozwala uwzględnić takie koszty w cenie zamówienia, a nie pokrywać ich z własnego zysku.

Elastyczność jest tu kluczowa. Do opłaty można wliczyć prowizję za płatność kartą, koszt SMS-ów, procent według aktualnej taryfy — osobno lub wszystko naraz, w dowolnej kombinacji. Ile doliczyć, decyduje sam biznes, w rozsądnych granicach. To nie jest jedna marża „dla wszystkich”, lecz narzędzie, które każdy dostosowuje do swojej realnej ekonomii: własnej taryfy, liczby powiadomień, swojego banku.

Formularze w oknach pop-up

Część formularzy edycji otwiera się teraz na wierzchu bieżącego ekranu, a nie na osobnej stronie. Wprowadzasz poprawkę, zamykasz okno — i jesteś tam, gdzie byłeś, bez przeładowania strony i utraty kontekstu.

Doładowanie salda w oknie pop-up

Wcześniej doładowanie salda otwierało się na osobnej stronie. Kontekst nie ginął — ale pojawiało się wiele zbędnych kroków, a część użytkowników gubiła samą sekcję: przy tylu pozycjach w menu bocznym łatwo zapomnieć, gdzie dokładnie ukryto doładowanie.

Teraz ten problem rozwiązano na poziomie interfejsu: ikona „+” jest zawsze w nagłówku, w każdej sekcji CRM, a menu doładowania otwiera się bezpośrednio na bieżącym ekranie — nie trzeba niczego szukać.

Kody promocyjne — z listy promocji

Wcześniej, aby powiązać kod promocyjny z promocją, trzeba było otworzyć osobną sekcję „Kody promocyjne”, utworzyć go tam i wrócić do promocji, by go dodać. Dwie sekcje, dwa różne miejsca — dla jednego logicznego zadania.

Teraz cały proces odbywa się w jednym miejscu: otwierasz promocję — od razu, bez wychodzenia z niej, dodajesz kod promocyjny.

Ostrzeżenie o niezapisanych zmianach

Jeśli spróbujesz zamknąć okno z niezapisanymi poprawkami, CRM ostrzeże o tym — i pokaże, co dokładnie zostało zmienione, a nie tylko poinformuje o samym fakcie.

Edycja i kopiowanie są szybsze

Większość wpisów otwiera się teraz do edycji po kliknięciu w wiersz tabeli. Tokeny, kody i inne podobne wartości kopiujesz do schowka jednym kliknięciem, bez ręcznego zaznaczania.

I jeszcze drobiazgi

Odświeżyliśmy styl wizualny — tabele, formularze, okna pop-up i menu są bardziej spójne, a menu boczne bardziej kompaktowe i czytelne. Przy okazji zaktualizowaliśmy też wygląd maili od CRM — powiadomienia i newslettery są teraz w tym samym stylu, co reszta interfejsu. Statusy zamówień to teraz kolorowe etykiety zamiast tekstu — stan każdego zamówienia odczytasz niemal natychmiast, nawet gdy na liście jest jednocześnie kilkadziesiąt zamówień. Doprowadziło do tego kilka rzeczy: pytaliśmy partnerów, co jest niewygodne, analizowaliśmy zgłoszenia do wsparcia — i, szczerze mówiąc, pierwsza wersja interfejsu nie satysfakcjonowała nawet nas samych.

Szczerze mówiąc, pierwsza wersja interfejsu nie satysfakcjonowała nawet nas samych.

Przy okazji poprawiliśmy też rzeczy prostsze. Język interfejsu i motyw kolorystyczny są teraz zapamiętywane osobno dla każdego użytkownika, a nie dla całego konta — dzięki temu kilka osób może pracować w jednym CRM, a każdy w swoim ulubionym widoku. Formularz można teraz zapisać skrótem Cmd+S lub Ctrl+S, a potrzebną sekcję w menu bocznym znaleźć przez szybkie wyszukiwanie, bez przewijania listy wzrokiem.

Stale rozwijamy FoodSoul

Nie wszystkie aktualizacje są równie widoczne. Jedne dodają nowe możliwości, inne po prostu skracają liczbę czynności lub czynią znane procesy wygodniejszymi. Stale rozwijamy CRM FoodSoul — ulepszamy istniejące funkcje i stopniowo sprawiamy, że praca z systemem staje się szybsza i bardziej przejrzysta dla naszych partnerów.

Z poważaniem,

Zespół FoodSoul