Od velkého k malému: hlavní aktualizace FoodSoul

Pátek, šest večer. Administrátor dává výpověď přímo během směny — a odchází, práskne dveřmi, ale neodhlásí se ze systému: relace v CRM zůstává otevřená, a s ní i přístup k objednávkám, financím a nastavení celé sítě. Ještě nedávno v takové situaci zbývalo jen ručně měnit hesla a doufat, že si na to nikdo nevzpomene dřív než vy. Dnes stačí otevřít jeho profil a ukončit relaci jedním kliknutím.

To je jen jedna epizoda z toho, co se v CRM FoodSoul za posledních několik měsíců změnilo. CRM je systém, se kterým zaměstnanci pracují každý den: přijímají a zpracovávají objednávky, nastavují akce, spravují uživatele. Změny, o kterých bude řeč, se hromadily postupně — nejde o jeden velký release, ale o desítky rozhodnutí, která dohromady výrazně mění, jak systém vypadá a funguje.

Níže najdete 10 změn, od velkých funkcí, jako je nová sekce s přístupovými právy, až po drobná vylepšení: klávesové zkratky pro uložení formuláře.

Sekce „Tým“

Dříve bylo rozdělení přístupů v CRM postaveno na dvou až třech rolích — v podstatě „administrátor“ a „zaměstnanec“. Všechno ostatní bylo buď zcela dostupné, nebo vůbec ne. Nyní v nové sekci „Tým“ není počet rolí nijak omezen.

Můžete si vybrat hotovou roli ze seznamu, nebo si sestavit vlastní od nuly — pro konkrétní úkol konkrétní osoby. Například roli „manažer rozvozu“, který má přístup k objednávkám a kurýrům, ale nemá přístup k finančním reportům a nastavení akcí. Nebo naopak — roli pro účetní, která má přístup k zůstatku a platbám, ale ne k menu a objednávkám. Taková přesnost dříve nebyla možná: systém nutil dávat buď příliš mnoho práv, nebo příliš málo.

Podstata sekce je širší než jen nové nastavení. Správa uživatelů, rolí a přístupových práv, která byla dříve roztroušena po různých částech systému, je nyní soustředěna na jednom místě. To je zvlášť znatelné, když podnik roste: najali jste nového kurýra — během pár minut mu nastavíte přesně ten přístup, který potřebuje pro svou práci, a ani o gram víc. Zaměstnanec změnil pozici nebo odešel — přístup se změní nebo uzavře okamžitě, a nezůstává „pro jistotu“ viset v systému. Pro síť s více pobočkami to není kosmetika, ale otázka kontroly: čím více lidí v CRM pracuje, tím důležitější je přesně vědět, kdo a co v ní může dělat.

Sekce je natolik obsáhlá, že si zaslouží samostatný článek — tam rozebereme, jak vytvářet vlastní role a jaké scénáře rozdělení přístupů se v praxi nejčastěji vyskytují.

Čím více lidí v CRM pracuje, tím důležitější je přesně vědět, kdo a co v ní může dělat.

Osobní profil zaměstnance

Každý uživatel má nyní osobní profil: může si sám změnit avatar, telefonní číslo, e-mail a heslo, zobrazit své aktivní relace a libovolnou z nich ukončit — bez nutnosti obracet se na administrátora kvůli každé maličkosti. Změna e-mailu dříve vyžadovala samostatnou žádost a zbytečnou byrokracii — nyní to zvládnete sami, ve svém profilu, na pár kliknutí. Přístupová práva přitom zůstávají plně v rukou vlastníka účtu: zaměstnanec spravuje pouze své osobní nastavení, ne to, co smí v systému dělat.

Aktivní zařízení a relace

V profilu zaměstnance je nyní vidět, z jakých zařízení a IP adres se do systému přihlašuje a které relace jsou právě aktivní. Pokud zaměstnanec odešel nebo si všimnete podezřelého přihlášení — neznámá IP, neznámé zařízení, neobvyklý čas — relaci lze ukončit jedním kliknutím, bez čekání, až se člověk odhlásí sám. To je přesně ten scénář s administrátorem v pátek večer, o kterém jsme mluvili na začátku.

Služební poplatek

Každá platba kartou s sebou nese procento za acquiring. Každá SMS s kódem nebo stavem objednávky také něco stojí. Dříve se tyto náklady prostě rozpouštěly v marži — tiše, objednávku za objednávkou, bez možnosti je vidět nebo přenést jinam. Nyní se v CRM objevil služební poplatek — nastavitelné navýšení, které umožňuje tyto náklady zahrnout do ceny objednávky, a ne je krýt ze svého zisku.

Flexibilita je zde klíčová. Do poplatku lze zahrnout procento za acquiring, cenu SMS notifikací, procento dle aktuálního tarifu — zvlášť nebo vše najednou, v libovolné kombinaci. Kolik přidat navíc, rozhoduje také podnik sám, v rozumných mezích. Nejde o jednotnou přirážku „pro všechny“, ale o nástroj, který si každý nastaví podle své skutečné ekonomiky: svůj tarif, svůj objem notifikací, svou banku-acquirera.

Formuláře v popup oknech

Část editačních formulářů se nyní otevírá nad aktuální obrazovkou, a ne na samostatné stránce. Provedete úpravu, zavřete okno — a jste tam, kde jste byli, bez reloadu stránky a ztráty kontextu.

Dobití zůstatku v popup okně

Dříve se dobití zůstatku otevíralo na samostatné stránce. Kontext se sice neztrácel — ale přibylo zbytečných kroků a část uživatelů dokonce sekci přehlédla: při tolika položkách v bočním menu není těžké si hned nevzpomenout, kde přesně je dobití schované.

Nyní je tento problém vyřešen na úrovni rozhraní: ikona „+“ je vždy v horní liště, v jakékoliv sekci CRM, a menu dobití se otevírá přímo nad aktuální obrazovkou — nic nemusíte hledat.

Promo kódy — přímo ze seznamu akcí

Dříve, abyste přiřadili promo kód k akci, bylo nutné otevřít samostatnou sekci „Promo kódy“, vytvořit jej tam a vrátit se zpět k akci, abyste jej připojili. Dvě sekce, dvě různá místa — kvůli jednomu logickému úkolu.

Nyní celý proces probíhá na jednom místě: otevřete akci — a hned, aniž byste ji opustili, přidáte promo kód.

Upozornění na neuložené změny

Pokud se pokusíte zavřít okno s neuloženými úpravami, CRM na to upozorní — a ukáže, co přesně bylo změněno, ne jen samotný fakt.

Editace a kopírování je rychlejší

Většina záznamů se nyní otevírá k editaci kliknutím na řádek v tabulce. Tokeny, kódy a další podobné hodnoty se kopírují do schránky jedním kliknutím, bez ručního označování.

A ještě drobnosti

Aktualizovali jsme vizuální styl — tabulky, formuláře, popup okna a menu jsou nyní jednotnější, boční menu je kompaktnější a přehlednější. Zároveň jsme aktualizovali i design e-mailů od CRM — notifikace a rozesílky jsou nyní ve stejném stylu jako zbytek rozhraní. Statusy objednávek jsou nyní barevnými štítky místo textu — stav každé objednávky je tak patrný téměř okamžitě, i když je v seznamu najednou několik desítek objednávek. K tomu vedlo několik věcí: cíleně jsme se ptali partnerů, co je nepohodlné, analyzovali jsme požadavky na podporu — a upřímně, první verze rozhraní nevyhovovala ani nám samotným.

Upřímně, první verze rozhraní nevyhovovala ani nám samotným.

Zároveň jsme vylepšili i to jednodušší. Jazyk rozhraní a téma vzhledu se nyní pamatují zvlášť pro každého uživatele, ne pro celý účet — takže několik lidí může pracovat v jedné CRM a každý ve svém oblíbeném zobrazení. Formulář lze nyní uložit kombinací Cmd+S nebo Ctrl+S a najít potřebnou sekci v bočním menu — přes rychlé vyhledávání, bez nutnosti procházet seznam očima.

Pokračujeme ve vývoji FoodSoul

Ne všechny aktualizace jsou stejně viditelné. Některé přidávají nové možnosti, jiné jen zkracují počet kroků nebo zpříjemňují běžné procesy. Pokračujeme ve vývoji CRM FoodSoul — vylepšujeme stávající funkce a postupně děláme práci se systémem rychlejší a srozumitelnější pro naše partnery.

S pozdravem,

Tým FoodSoul